Økonomi og kontraktmæssige vilkår

Ministerrådet for Uddannelse og Forskning har delegeret budgetansvaret til Embedsmandskomiteen for Uddannelse og Forskning. NLL har en særskilt budgetpost under MR-U, og fordelingen af MR-U’s budget fremgår af generalsekretærens samlede budgetforslag for det kommende budgetår. NLL bidrager med input til dette forslag.

Det endelige budget vedtages af samarbejdsministrene (MR-SAM) efter budgetforhandlinger med Nordisk Råd i efteråret i forbindelse med Nordisk Råds session.

Budgetramme

Fordelingen af NLL’s midler skal udmøntes efter følgende ramme:

Personaleomkostninger (løn)

Hovedkoordinator: 1 årsværk
Administrativ koordinator: 1 årsværk
Webredaktør: 0,5 årsværk
5 nationale koordinatorer: 0,5 årsværk (x5)
3 kontaktpersoner: 0,25 årsværk (x3)

Øvrig virksomhed, såsom

Rejser
Konference- og mødeafvikling
Udviklingsarbejde
Vedligeholdelse af hjemmeside og informations- og kommunikationsvirksomhed.

Budgettet skal baseres på statslige lønniveauer. Midlerne skal i udgangspunktet dække de faktiske lønomkostninger og tage højde for den nationale lønudvikling. Dog må den samlede udgift til personaleomkostninger ikke overstige 50% af totalbudgettet.

I tilfælde af budgetnedskæringer skal den samlede budgetramme tages op til revision. I forbindelse med revisionen bør der opnås enighed med forvaltningsorgan og værtsorganisationer om tilpasning af personaleomkostningerne for at sikre, at netværksdriften opretholdes inden for de økonomiske begrænsninger.

Med hensyn til øvrig virksomhed skal forvaltningen tilstræbe at vælge økologisk, socialt og økonomisk bæredygtige alternativer ved anskaffelse og brug af produkter og tjenester. Møder og andre arrangementer skal planlægges, så de er tilgængelige for alle deltagere uanset funktionsnedsættelse.

Forvaltningsorganet kan flytte midler fra personaleomkostninger (løn) til øvrig virksomhed, men ikke fra øvrig virksomhed til personaleomkostninger (løn) uden EK-U’s godkendelse. Eventuelt administrativt overhead skal finansieres inden for rammerne af personaleomkostningerne og skal angives ved egen budgetpost i årsregnskabet.

Stillingsbetegnelser og antal årsværk skal altid angives tydeligt i budgetnoterne. Forvaltningsorganet skal følge nationale statslige regler for honorarer, ansættelse, aflønning, opsigelse, obligatoriske sundhedsudgifter, forsikring osv. Det anbefales desuden at indregne lønstigninger/-reguleringer undervejs i programperioden.

Virksomhedsplan og budget

NLL drøfter virksomhedsplan for det kommende år med det rådgivende programudvalg.

Efterfølgende forelægges NLL’s udkast til virksomhedsplan og budget for EK-U. Efter EK-U’s godkendelse færdiggør NLL virksomhedsplanen og offentliggør den på NLL’s hjemmeside.

Årsrapportering, årsberetning og regnskab

Årsrapporteringen skal følge de gældende regler og retningslinjer fra Nordisk Ministerråds sekretariat. NLL sender udkast til årsrapport og regnskab til sekretariatet i begyndelsen af året.

Årsrapporteringen skal dokumentere, i hvilken grad de resultater, der er beskrevet i virksomhedsplanen, er opnået, og eventuelle afvigelser i budgettet skal forklares.

Ud over årsrapporten udarbejder NLL hvert år en årsberetning, der sammenfatter årets vigtigste resultater med udgangspunkt i bidrag fra værtsorganisationerne. Til dette formål kan bilag 1 anvendes, der beskriver en række indikatorer, som kan bruges til at belyse målopfyldelsen.